Pengantar Bagaimana ByteDance menghabiskan Festival Musim Semi, yang diselimuti oleh epidemi? Sudah ada banyak alat komunikasi yang matang di pasaran, mengapa ByteDance masih perlu melakukan Feishu? Sebagai perusahaan dengan lebih dari 50.000 karyawan, bagaimana ByteDance melihat alat komunikasi dan kolaborasi?
Pada malam 9 Februari, Xie Xin, wakil presiden Bytedance dan kepala Feishu, menjawab pertanyaan di atas secara langsung di kelas terbuka Feishu. Xie Xin mengatakan bahwa Bytedance sangat mementingkan dan berinvestasi dalam alat komunikasi, karena "komunikasi sangat penting untuk penciptaan, distribusi, sirkulasi dan konsumsi informasi" dan "bahkan alat umum yang paling penting bagi perusahaan."
Pada saat yang sama, ia mengumumkan manfaat baru untuk usaha kecil dan menengah serta organisasi lain: sebelum 1 Mei 2020, usaha kecil dan menengah (kurang dari 100 orang) yang mengajukan pendaftaran, komunitas lingkungan, organisasi nirlaba, rumah sakit, sekolah kedokteran dan semua organisasi di Hubei Sekolah dapat menikmati hak gratis selama tiga tahun atas versi komersial. Harapan untuk membantu usaha kecil dan menengah mengatasi tantangan berat saat ini.
Berikut ini adalah teks lengkap kelas terbuka Xie Xinfei.
teks:
Halo semuanya, ini Xie Xin. Ini adalah pertama kalinya saya menggunakan akses video produk Feishu untuk siaran langsung di Douyin. Hari ini saya akan berbagi dengan Anda kisah di balik kerja 50.000 orang yang bekerja di rumah oleh ByteDance.
Bekerja dari rumah juga membutuhkan kolaborasi yang efisien
Bytedance adalah perusahaan induk dari Douyin, Toutiao, Watermelon Video, Feishu dan produk lainnya. Saya telah bergabung dengan perusahaan selama lebih dari 5 tahun. Izinkan saya memberi tahu Anda terlebih dahulu, bagaimana 50.000 byte byte mengalahkan selama Festival Musim Semi ini?
Di satu sisi, kami telah melakukan banyak hal terkait dengan tanggung jawab sosial, dan saya yakin semua orang telah mempelajarinya. Misalnya, menonton " Mom" di Douyin secara gratis adalah mungkin. Di sisi lain, di dalam perusahaan, kami juga telah melakukan banyak pekerjaan jaminan. Termasuk pemantauan epidemi, desinfeksi kantor, perlindungan, mekanisme tanggap darurat, konsultasi psikologis, dll. Misalnya, setiap karyawan harus melaporkan status kesehatannya, maka kami telah mengembangkan aplikasi "laporan kesehatan".
Untuk memastikan bahwa setiap orang dapat pergi bekerja dengan aman setelah kembali ke kantor, kami juga segera membeli beberapa masker. Karena wabah datang begitu tiba-tiba, beberapa karyawan tidak membawa komputernya saat pulang. Hal sekecil itu kini menjadi sangat besar. Menurut statistik, ada ribuan karyawan kecil di perusahaan yang tidak membawa komputer saat pulang ke rumah. Oleh karena itu, tim IT kami mencari komputer dari workstation karyawan. Di satu sisi, kami menemukan komputer baru di inventaris kami dan mengirim ribuan komputer ke karyawan sehingga mereka dapat bekerja dari rumah. Beberapa karyawan telah pergi ke luar negeri di luar negeri, saat ini kami memanggil komputer melalui kantor luar negeri kami dan mengirimkannya ke siswa lokal. Ini untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki peralatan kantor dasar saat bekerja dari jarak jauh.
Setelah menyiapkan alat yang paling dasar, bagaimana kita bisa mencapai kolaborasi yang efisien ketika kita benar-benar ingin bekerja dari rumah? Komputer tentunya tidak cukup, masih banyak hal yang harus dilakukan.
Lingkungan kantor rumah setiap orang berbeda. Beberapa karyawan kami memotret lingkungan kantor mereka, dan Anda dapat melihat bahwa itu sangat beragam dan sangat menarik. Beberapa orang bekerja dengan kucing, kucing dan anjing, beberapa bekerja di luar ruangan, dan beberapa memindahkan lemari di rumah untuk bekerja.
Bekerja dari rumah memang hal yang sulit, namun kita tetap harus memastikan agar efisiensi kerja tidak terlalu terpengaruh. Sebagai contoh yang sangat kecil: selama epidemi, bagaimana menghitung secara efisien status kesehatan 50.000 karyawan? Sesuai dengan persyaratan, setiap karyawan kami akan melaporkan status kesehatan, suhu tubuh, dan lokasinya setiap hari, sehingga perusahaan dapat membuat statistik apakah karyawan tersebut sudah berada di kantor atau sudah di rumah selama 14 hari.
Awalnya, kami meminta semua orang untuk mengambil inisiatif untuk melaporkan, tetapi kami menemukan dua masalah: pertama, tingkat pelaporan tidak cukup tinggi, dan kedua, karena datanya sangat besar dan berantakan, tidak ada cara untuk menggunakannya. Oleh karena itu, di hari pertama tahun baru, kami memutuskan untuk mengembangkan aplikasi "laporan kesehatan" untuk membantu karyawan dalam mengisi informasi seperti suhu tubuh, kota, dan lokasi. Tetapi waktu sangat ketat. Kami perlu online dalam dua hari dan memberikan produk ini ke perusahaan eksternal yang menggunakan Feishu. Jadi, bagaimana kami melakukannya?
Aplikasi "laporan kesehatan" ini dikembangkan untuk Feishu, dan berbagai fungsi Feishu digunakan dalam proses pengembangan. Kami menggunakan lusinan orang, dan lusinan kota terhubung dari jarak jauh, semuanya berada di lokasi fisik yang berbeda, bekerja bersama secara online. Misalnya, kami membongkar tugas dengan dokumen, dan membiarkan semua orang melihat kemajuan jadwal menggunakan jadwal. Pada saat yang sama, kami juga memiliki berbagai grup umpan balik, di mana setiap orang dapat memberi umpan balik pada fungsi pengujian. Akhirnya di hari ketiga di tahun baru, kami meluncurkan produk tepat waktu, setelah peluncuran, fill rate seluruh perusahaan hanya beberapa orang dari awal hingga mendekati 100%.
Dalam aplikasi akhir "laporan kesehatan", ada robot setiap hari untuk mengingatkan semua orang untuk mengisi informasi kesehatan. Jika mereka tidak mengisi informasi kesehatan tepat waktu, mereka akan berulang kali mengingatkan mereka. Jika belum diisi, mereka akan memberi mereka pengingat yang mendesak. Pimpinan tim juga dapat melihat informasi yang diisi oleh karyawan timnya dan mengingatkan bawahannya untuk mengisi secepatnya. Produk ini dikembangkan, setelah banyak kolaborasi, dua hari, puluhan orang, menyelesaikan pekerjaan seperti itu, sebenarnya sangat efisien.
Mengapa ByteDance membuat Feishu
Di balik respons cepat ini adalah alat dan praktik Bytedance.
Pertama-tama, bytedance adalah perusahaan yang sangat mementingkan alat dan memiliki investasi besar. Bukan karena orang mulai memperhatikan telecommuting, tetapi mereka memperhatikannya sejak awal. Karena dalam pekerjaan, setiap orang menggunakan banyak alat setiap hari, dan jika setiap alat ditingkatkan, katakanlah, 5%, dampaknya pada seluruh perusahaan akan sangat besar.
ByteDance telah menggantikan banyak alat komunikasi. Karena kami percaya bahwa komunikasi sangat penting untuk penciptaan, distribusi, sirkulasi dan konsumsi informasi, dan bahkan alat universal terpenting bagi perusahaan. Sejak ByteDance didirikan pada tahun 2012, kami telah bekerja keras setiap saat untuk menggunakan alat yang menurut kami paling canggih, paling berguna, dan paling cocok untuk kami.
Jadi pada awalnya kami menggunakan Skype, diikuti oleh WeChat Enterprise Account. Setelah Slack muncul, kami pikir itu sangat bagus dan kami menggunakan Slack. Kemudian, DingTalk berkembang dengan sangat baik dan mulai menggunakan DingTalk. Kemudian, seiring berkembangnya perusahaan, kami menemukan bahwa tidak satu pun dari alat ini yang dapat sepenuhnya beradaptasi atau sepenuhnya memenuhi persyaratan kami untuk efisiensi kolaborasi, jadi kami sendiri mengembangkan alat "Buku Terbang".
Feishu dimulai sebagai alat komunikasi dan secara bertahap berubah menjadi office suite yang sangat lengkap Sekarang ada lebih dari 50.000 orang di seluruh perusahaan, dan pekerjaan utama dilakukan di Feishu setiap hari.
Selain alat komunikasi, alat kreatif kami juga telah mengalami perubahan. Banyak orang telah menggunakan Word, dan perusahaan kami juga menggunakannya paling awal, tetapi kami segera menemukan bahwa alat lokal seperti Word dan Excel sangat tidak nyaman untuk kolaborasi. Jadi kami beralih ke mainstream, dokumen kolaboratif online. Keuntungannya adalah beberapa orang dapat menulis dokumen bersama, dan efisiensi kerja setiap orang akan meningkat.
Namun, dokumen kolaboratif arus utama tidak cukup baik dalam banyak kasus. Ide dasarnya dikembangkan dari lebih dari 10 tahun yang lalu hingga saat ini, tanpa evolusi besar. Jadi kami kemudian membuat dokumen Feishu kami sendiri. Ini juga merupakan dokumen kolaboratif, yang nyaman, dan memiliki banyak fungsi yang sangat baru, yang nyaman dan efisien, dan mendukung ponsel dengan sangat baik. Dalam hal aplikasi fungsional, kami juga telah mengembangkan banyak aplikasi di Feishu, mulai dari obrolan, pemesanan hingga persetujuan formal, dan bahkan transaksi bekas.
Beri kami beberapa fungsi yang biasanya kami gunakan lebih sering. Kami membuat tanggapan cepat dengan emoji untuk mencegah terlalu banyak orang membalas "diterima", yang akan menjadi gangguan pesan. Pengumuman grup kami mendukung format yang sangat canggih, yang sangat membantu operasi harian perusahaan. Dalam dokumen, selain penulisan kolaboratif oleh semua orang, teman sekelas tertentu juga dapat disebutkan dalam dokumen, dan teman sekelas yang disebutkan dapat diberitahukan. Banyak dokumen, kami juga dapat mengaturnya ke dalam direktori dan folder agar mudah digunakan. Kami juga dapat memberikan komentar, siswa lain dapat disebutkan di komentar, dan semua orang dapat berpartisipasi dalam diskusi.
Kami juga telah mengembangkan produk "kalender". Fungsinya relatif kuat, Anda dapat dengan mudah menemukan waktu luang dan ruang pertemuan orang lain yang dapat digunakan selama periode waktu ini. Untuk kalender tertentu, kami dapat dengan cepat membuat obrolan grup, semua orang masuk grup. Tentu saja, ini juga mencakup konferensi audio dan video, yang merupakan fungsi yang sangat dibutuhkan pada saat ini.
Selain fungsi di atas, kali ini kami juga membuat beberapa fungsi baru, termasuk "kantor online", karena permintaan nasional yang mendadak untuk "bekerja dari rumah". Apa arti dari fitur ini? Saat kita bekerja dari rumah, karena kita tidak nyaman untuk berkomunikasi, kita akan mengadakan konferensi video, tetapi haruskah kita menyalakan kamera sepanjang hari? Ini sangat tidak efisien. Lebih penting lagi, setiap orang merasa "bekerja bersama" di rumah, dan jika mereka tidak ingin berada di rumah, itu menjadi "mengadakan pertemuan satu hari bersama." Ada cukup banyak rapat di waktu normal, dan saya tidak ingin banyak rapat lagi, jadi kami telah menerapkan fungsi "kantor online".
Dalam tim yang sama, dalam grup yang sama, setelah membuka fungsi kantor online, semua siswa berkomunikasi dan mengobrol berdasarkan suara. Ini tidak berarti bahwa kita membahas jam berapa untuk mengadakan pertemuan dan kemudian menghidupkan suara, itu tidak terjadi. Suara dapat dihidupkan sepanjang hari, tetapi dimatikan secara default. Seringkali tidak ada yang berbicara, tetapi ketika Anda memiliki sesuatu, Anda dapat langsung mengatakan "Siapa dan itu, apakah nyaman bagi Anda sekarang, mari kita bahas satu hal".
Ini sebenarnya adalah simulasi lingkungan kantor, yang menjadi alami dan santai. Fitur ini baru saja diluncurkan minggu ini, tetapi apakah itu pengguna perusahaan kami sendiri atau pengguna luar, semua orang telah melaporkan bahwa fitur ini sangat berguna di lingkungan "kantor pusat", karena tidak membuat stres untuk digunakan dan tidak melibatkan privasi pribadi. Ringan dan kasual.
Setelah berbicara tentang "kantor online", saya ingin berbicara tentang "catatan pikiran". Terkadang kami akan membahas beberapa masalah bersama, seperti brainstorming. Saat ini, semua orang dapat menyalakan komputer, menggambar catatan pemikiran atau peta otak bersama, berdiskusi di kantor online, dan saling berkomentar. Ini juga merupakan fungsi yang sangat praktis, karena ketika Anda bekerja dari jarak jauh, Anda dapat membuka konferensi video dan tidak ada cara untuk menggambar peta pikiran secara bersamaan. Tetapi ketika kami melakukannya dengan cara ini, kami memecahkan masalah tersebut.
Rapat yang tidak membutuhkan PPT
Fokus pada mode pertemuan kami. Sebagian besar rapat di seluruh perusahaan kami sekarang menggunakan model "Rapat Membaca Terbang", yang merupakan singkatan dari "Rapat Membaca Buku Terbang". Apa artinya? Seringkali kami merasa efisiensi rapat terlalu rendah dan membuang-buang waktu. Cara rapat tradisional adalah satu orang naik ke PPT dan semua orang mendengarkan. Beberapa orang sangat memahami, beberapa tidak mengerti, beberapa merasa lambat, dan beberapa merasa cepat dan efisien. Sangat rendah.
Setelah meraba-raba untuk waktu yang lama, kami menemukan seperangkat metode: pertama-tama gunakan kalender untuk menemukan waktu luang setiap orang, dan ketika rapat sedang dalam sesi, jika jaraknya jauh, mulailah konferensi video untuk bergabung. Sebelum rapat, harus ada seseorang yang menuliskan topik yang akan dibahas dalam rapat ini dalam dokumen yang sangat lengkap dan jelas, lalu mengirimkan dokumen tersebut ke grup rapat yang otomatis dibuat melalui kalender. Dalam 15 hingga 20 menit pertama rapat, semua orang, baik di komputer atau ponsel, dari jarak jauh atau bersama-sama, membaca dokumen ini bersama-sama dalam hati.
Saya ingat bahwa sangat menarik bahwa beberapa teman sekelas baru yang bergabung dengan perusahaan merasa sangat malu ketika mereka pertama kali menghadiri rapat. Dia berkata bahwa saya pergi ke ruang konferensi dan tidak ada yang berbicara selama lebih dari sepuluh menit. Faktanya, kita membaca dalam diam, seperti siswa yang membaca artikel dalam diam. Artinya tidak ada yang berbicara dalam 15 hingga 20 menit pertama. Mereka semua membaca dokumen ini. Kapan pun ada masalah, gunakan fungsi komentar di dalam dan tulis pertanyaan di sebelahnya.
Selanjutnya, penulis dokumen akan menerima pengingat komentar, dan ketika dia melihat pertanyaan ini, dia akan menjawab pertanyaan itu dengan kata-kata. Jika tuan rumah pertemuan ini tidak dapat menjawab pertanyaan ini, dia akan mengomentari @Others. Orang ini mungkin tidak menghadiri rapat sama sekali, tetapi dia memahami hal ini dengan baik, dia akan menerima pemberitahuan ini di ponselnya, dan menjawab pertanyaan di dokumen ini.
Jika itu adalah pertemuan satu jam, 20 menit pertama adalah proses yang seperti itu. Setelah default selesai, penyelenggara rapat berkata "Ayo masuk ke langkah kedua rapat", dan mulai menjawab pertanyaan dengan suara, memberi tahu mereka satu per satu, dan membahas semuanya. Setelah menyelesaikan semua pertanyaan, mari kita lihat apakah Anda memiliki pertanyaan lain. Selama proses ini, setiap orang dapat melakukan beberapa interaksi dan diskusi. Satu pertanyaan dijawab satu per satu. Setelah semua pertanyaan dijawab, rapat selesai. Ini adalah proses lengkap dari "rapat tinjauan terbang".
Apa perbedaan antara mode konferensi ini dan mode konferensi PPT tradisional?
Pertama, sangat fokus . Tidak ada yang menyimpang, dan setiap orang tidak akan menyimpang, karena seluruh proses diselesaikan seputar dokumen dan cara mengajukan pertanyaan. Kedua, seluruh proses pertemuan ini tercatat dengan jelas melalui dokumen dan komentar. Bahkan beberapa orang yang tidak hadir dapat memahami sepenuhnya proses pertemuan tersebut, dan ia dapat menyelesaikannya dengan sangat cepat. Sebaliknya, hanya sedikit orang yang menonton video rapat selama satu jam setelah rapat.
Oleh karena itu, dari perspektif perusahaan kami, setelah beradaptasi dengan model ini, saya benar-benar merasa tidak dapat kembali. Sesekali mengikuti rapat lain dan membicarakan tentang PPT saja. Kami merasa efisiensi ini benar-benar tidak tertahankan dan benar-benar tidak dapat kembali. Model ini dibentuk setelah melalui iterasi yang cukup lama, sebenarnya cukup sulit untuk diterapkan, tetapi secara keseluruhan efeknya sangat bagus.
Emosi dan kemanusiaan alat
Sedikit memperpanjang, selain saat ini bekerja dari rumah, sebenarnya kita sudah terbiasa dengan model kerja tim jarak jauh. Misalnya, kami telah lama menggunakan OKR untuk manajemen tujuan tim. OKR adalah cara kerja yang berorientasi pada hasil dan berorientasi pada tujuan. Dalam kondisi "bekerja dari rumah" saat ini, proses kerja setiap karyawan tidak dapat diketahui, dan khususnya, dapat memanfaatkan OKR. Kami juga telah mengembangkan alat OKR yang sangat berguna.
Saya memiliki sedikit perasaan untuk berbagi dengan semua orang, saya harap ini membantu. Kami juga telah melihat banyak artikel di Internet baru-baru ini, dan banyak perusahaan berbagi praktik dan pengalaman bekerja dari rumah. Kami merasa ada perbedaan antara bekerja dari rumah dalam jangka pendek dan bekerja dari rumah dalam jangka panjang. Untuk pekerjaan jangka pendek di rumah, Anda sebenarnya dapat menyiapkan proyek, seperti pertempuran. Setiap orang beroperasi seperti pertempuran. Siapkan proyek, luncurkan pertempuran, klarifikasi tujuan, dan serang bersama. Sangat mungkin Anda tidak mengatakan apa yang harus dilakukan selama proses ini. Lakukan, apa yang harus dilakukan setiap hari, tetapi semua anggota tim merasa bahwa kita mencapai tujuan kita seperti perang Ini sangat membantu untuk pekerjaan jangka pendek dari rumah.
Terakhir, menurut saya ada poin penting lainnya. Meskipun saya sudah mengerjakan alat, satu hal yang cukup sulit untuk diselesaikan adalah emosi, alat itu sendiri sulit untuk mengekspresikan emosi yang kaya secara langsung, sehingga saya harus melakukan banyak hal yang humanistik. Misalnya, perusahaan kami awalnya mengadakan acara perayaan untuk siswa yang memulai hari jadi mereka secara penuh, tetapi karena tidak ada cara untuk menyelenggarakan kegiatan di rumah, banyak tim masih mengatur semua orang melalui video online. Beberapa tim juga menghibur bersama di malam hari, seperti bermain game online, atau bahkan bernyanyi K dan sebagainya. Saya pikir ini sangat membantu tim untuk membangun emosi.
Epidemi ini telah memberikan pukulan telak bagi negara ini, tetapi kami yakin epidemi ini pasti akan diatasi dan pada akhirnya akan berlalu. Pada saat yang sama, saya berharap metode kerja yang kami eksplorasi dan kenali akan bermanfaat bagi siswa lain dan perusahaan lain.
Di sini, kami juga memberikan penghormatan kepada semua organisasi dan lembaga yang menjaga fungsi masyarakat dan melindungi kesehatan karyawan, serta mengucapkan terima kasih kepada mereka. Karena kesulitan pembangunan yang dihadapi oleh usaha kecil dan menengah masih cukup besar, setelah diskusi yang sangat serius hari ini, kami memutuskan untuk memberikan manfaat tambahan bagi UKM. Selain fungsi umum kami, kami akan menyediakan Feishu edisi ketiga. Hak penggunaan gratis selama bertahun-tahun, berharap dapat berkontribusi kepada masyarakat. Setiap orang melakukan upaya mereka sendiri untuk membantu masyarakat ini berkembang lebih baik.
- Hitung tiga "kejahatan" Python! Mengapa orang yang memiliki kemampuan pemrograman 10 kali lebih baik dari saya memujinya?
- Kementerian Pendidikan mengumumkan daftar usulan 200 Pengawas Sekolah Nasional ke-11 dan 300 Pengawas Pendidikan Khusus
- mengucapkan selamat! 7 Alumni Universitas Peking memenangkan Penghargaan Penelitian Sloan "Nobel Vane"
- Di bawah situasi epidemi, mengapa industri otomotif tidak dapat mengikuti contoh "rumah penjualan Hengda"?